Cómo usar y compartir el calendario de Google para profesores

Hace unos días en un grupo de Facebook, una profesora preguntaba cómo podía usar el calendario de Google en su centro educativo. No acaba de ver su potencial.

A continuación le preguntaba: Cada vez que organizas una reunión con compañeros o padres ¿has de intercambiar varios correos electrónicos para concretar un día? ¿Si pierden la agenda, tus alumnos ya no saben qué deberes son para esta semana? ¿Pueden consultar fácilmente los padres los días festivos y fechas importantes del curso escolar para su planificación? ¿Pueden otros en el centro saber cuándo estás libre, ocupada o de vacaciones sin preguntarte?

En TotemGuard utilizamos el Calendario de Google a diario todo el equipo, siendo una aplicación imprescindible a la hora de organizarnos y saber dónde está cada miembro en cada momento y si estamos disponibles o no para compromisos profesionales en el futuro. Es necesario para usarlo disponer de una cuenta de Google.

A continuación te explico varias aplicaciones educativas de este calendario que pueden ayudarte a organizarte mejor en tu vida profesional y personal, y reducir emails y llamadas telefónicas.

Una de las ventajas del Calendario de Google es que te permite crear diferentes calendarios para diferentes propósitos desde una única cuenta y alternar la vista entre ellos. No estás limitado a un único calendario para registrar todos tus eventos y tareas.

Cada calendario, por tanto, puede tener un objetivo diferente: por ejemplo, un calendario con los deberes de la clase, otro para la planificación de una lección y otro con las reuniones de padres y madres.

La virtud de crear varios calendarios es que cada uno puede compartirse por separado con el grupo pertinente, pero en cualquier momento dispones también de una vista conjunta de todos ellos en un solo calendario.

Para facilitar la distinción entre calendarios, puedes asignar un color diferente a cada uno. Destacas, por ejemplo, los eventos del calendario de deberes en azul y los eventos del calendario de vacaciones en amarillo. De esta manera cuando tengas una vista de todos los calendarios superpuestos en la pantalla, podrás ver fácilmente qué eventos pertenecen a cada calendario según su color.

Diseño del calendario de Google

Google agrupa tus calendarios en dos listas: Mis Calendarios y Otros Calendarios.

Mis Calendarios son calendarios que han sido creados por ti o fueron creados por otros, pero tienes permisos de edición. Éstos aparecen los primeros en la lista de calendarios. Otros Calendarios son calendarios que has añadido a tu cuenta pero no has creado tú, es decir otro profesor tiene el permiso de edición y administración del mismo.

Para hacer visibles varios calendarios a la vez en tu pantalla, marca la casilla de su izquierda y todos los eventos con el color del calendario aparecerán en el panel central.

Crear un calendario de deberes

Una de las utilidades interesantes para la clase es crear un calendario para detallar los deberes y compartirlo con los alumnos y padres y ayudarles así a hacer un seguimiento de las tareas a completar cada semana.

Si el alumno está enfermo, no encuentra su agenda o se perdió la clase, con tan sólo abrir el calendario de deberes desde cualquier ordenador o dispositivo móvil, puede retomar el ritmo rápidamente sin necesidad de preguntar.

Cada mes puede asignarse a un alumno diferente para que se encargue de registrar la información en este calendario, pudiendo adjuntar enlaces web, archivos o texto relevante que se requiere para completar la actividad solicitada.

Para crear un calendario:

1. Pulsa en el + al lado de Añadir Calendario

2. Escoge Nuevo Calendario

3. Teclea el nombre del calendario, una breve descripción y asegura que muestra tu zona horaria.

Dale al calendario un nombre descriptivo (p.ej.: Deberes Biología 4º ESO), de forma que cuando lo compartas con un grupo, puedan a simple vista diferenciarlo de sus otros calendarios.

4. Pulsa en Crear calendario. El calendario nuevo te aparecerá en Mis calendarios.

Para cambiar el color de un calendario, a la izquierda de la pantalla coloca el cursor sobre el calendario y pulsa sobre los tres puntos suspensivos y selecciona un color de la paleta que aparece.

Dentro de un mismo calendario también puede ser conveniente asignar un color diferente para cada tipo de evento. El calendario de reuniones puede tener el color verde para los reuniones con profesores de Física y el color naranja para reuniones con Química.

Para cambiar el color de un evento, simplemente haz clic derecho en un evento y selecciona otro color del menú desplegable.

Compartir un calendario con padres y estudiantes

Una vez creado el calendario es hora de compartirlo con los estudiantes y padres de forma pública a través de un enlace web, de manera que puedan acceder al calendario desde cualquier navegador web o dispositivo móvil aunque no utilicen el Calendario de Google.

En caso que sí utilicen el Calendario de Google también tendrán la opción adicional de añadirlo en su cuenta personal y estará así siempre accesible desde Otros Calendarios.

Con la opción de Compartir la URL pública del calendario no podrán editar el calendario, sólo visualizarlo, para evitar que eliminen o modifiquen eventos sin darse cuenta.

Para compartir públicamente:

1. Coloca el cursor en el calendario, pulsa en los tres puntos suspensivos y entra en Configurar y Compartir.
2. Ves al apartado Integrar Calendario y copia la url pública del calendario que aparece
3. Comprueba que puedes visualizar el calendario pegando la URL en el navegador web

Para hacer llegar el enlace del calendario de deberes a profesores y padres tienes varias opciones. Puedes copiar el enlace web público (URL) del calendario en un email. También puedes introducir el enlace en una página web o en un blog de aula que esté accesible a todos ellos.

Si deseas que otro profesor, además de visualizar, también pueda editar el calendario, entonces comparte el calendario vía correo electrónico.

1. En la parte izquierda, selecciona el calendario y pulsa en Configurar y Compartir.

2. Entra en el apartado de Compartir con determinadas personas y pulsa sobre Añadir personas.

3. Introduce el correo electrónico del profesor invitado y escoge como permiso la opción de «Realizar cambios en eventos«.

El profesor podrá añadir este calendario en su cuenta personal y cambiar y añadir deberes si lo requiere.

Calendario con la planificación de una lección

Utilizar el calendario de Google para planificar una lección puede ser muy útil, especialmente si deseas agrupar en un solo lugar toda la información y trabajar con pocas aplicaciones. La funcionalidad de compartir estos planes de lección con otros compañeros del centro es muy cómoda si llega un nuevo profesor o un sustituto.

Para programar el plan de la lección, crea un evento para cada actividad de la lección con la duración estimada. Dentro de la ventana de detalles del evento, introduce los detalles de la actividad y también adjunta los archivos y los enlaces que vas a usar durante la lección y otras instrucciones que quieras dar a tus estudiantes.

Para ver la planificación de la lección, a la izquierda de la pantalla coloca el cursor sobre el calendario concreto y pulsa sobre los tres puntos suspensivos y selecciona «Mostrar solo este«.

Ahora escoge la opción de vista Agenda, accediendo al botón de arriba a la derecha, que muestra día, semana, mes. Esta vista muestra las actividades de la lección en un formato de lista.

La descripción detallada de cada actividad de la lección puede verse pulsando sobre cada evento creado. Los archivos y enlaces introducidos en cada uno se pueden abrir directamente desde la vista detallada.

Programar reuniones con padres u horas de tutoría con tus estudiantes

Como profesor sólo tienes unas horas disponibles cada mes para realizar reuniones con padres y tutorías con alumnos.

Normalmente para acordar una fecha y hora para una de estas reuniones es necesario intercambiar varios correos electrónicos con cada padre o con cada alumno.

Una manera de agilizar esta tarea es introducir tus horas disponibles en el Calendario de Google y compartirlo vía web. Los padres y alumnos verán los diferentes días y franjas de horas libres que pueden reservar para concertar una reunión contigo.

Una vez hayan reservado su espacio, te aparecerá en tu calendario de manera que sabrás con quién vas a reunirte y cuándo.

Para programar tus horas libres:

1. Pulsa en cualquier lugar de la cuadrícula de tu calendario y se abrirá la ventana para introducir un evento.

2. Pulsa en la pestaña Horas disponibles. Para ver esta pestaña, has de disponer de una cuenta de Google corporativa o educativa (Tu Gmail asociado al Calendario contiene el dominio del centro, es decir tunombre@nombredelcentro.com). La funcionalidad no está disponible a través de una cuenta personal de Google.

3. Introduce un título y escoge una fecha

4. Selecciona el número de horas vacantes y la duración de cada reunión

5. Pulsa en Guardar.

Tras crear este evento, te aparecerá una URL para enviar a los padres, alumnos o profesores para que vean las horas disponibles y puedan hacer su reserva. No es necesario que los padres o alumnos utilicen el Calendario de Google para visualizar y escoger una hora.

El bloque de reuniones que has creado en tu calendario aparece como un solo evento, con un símbolo de cuadrícula arriba a la izquierda. A medida que los padres o alumnos reserven sus horas, aparece cada reunión como un evento normal dentro del bloque de reuniones.

Coordinar una reunión de profesores

La vista de múltiples calendarios a la vez resulta muy efectiva a la hora de organizar reuniones para un equipo reducido de profesores.

El jefe de estudios puede acceder a los calendarios del equipo en una sola vista y ver en qué días y horas están todos disponibles e introducir una fecha para llevar a cabo un claustro de profesores y hacerles llegar una invitación.

Para mantener cierta privacidad, los profesores pueden compartir su calendario de Google con los demás sin necesidad de mostrar el nombre ni las descripciones de sus eventos.

Para ello a la hora de compartir el calendario, se escoge la opción de «Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles)» en vez de dejar la opción «Ver los detalles de todos los eventos», que viene por defecto.

Si todos los Calendarios de Google están asociados a la cuenta de Google del centro educativo, no es necesario compartir el calendario con otros profesores para coordinar una reunión. Puedes ver las horas disponibles de los participantes a través de la función Sugerencias de Horas.

En este caso crea un evento en tu calendario, añade los invitados y pulsa en Sugerencias de horas.

Te aparecerá una lista de las horas en donde están disponibles todos los invitados. Es decir, si deseas reunirte con un profesor a las 12:00 pero él ya tiene otra reunión marcada en su calendario privado a esa hora, Google automáticamente te sugerirá otras horas como las 11.00 o 13:00.

Es importante habilitar el horario laboral para que los demás profesores sepan tus horas de trabajo y por tanto cuando estás disponible para asistir a reuniones. Si un compañero intenta invitarte a una reunión fuera de tu horario laboral, recibirá una advertencia.

Para marcar tu horario laboral, entra en Configuración y pulsa en Horario Laboral. Marca los días de la semana que trabajas y las horas para cada día.

Calendario de eventos de la institución educativa

El centro educativo puede crear al inicio del curso un calendario con todos los eventos del año (p.ej.: días de libre elección, conferencias, graduación, excursiones, festivos, función de Navidad, entrega de notas, etc) y publicarlos en su sitio web.

Para insertar el calendario en una página web del centro,

1. Coloca el cursor en el calendario, pulsa en los tres puntos suspensivos y entra en Configurar y Compartir.
2. Ves al apartado Integrar Calendario y copia el código iFrame que aparece
3. Pega este código en el sitio web o blog en el apartado HTML

Si hay un cambio de fecha en un evento, éste puede moverse arrastrando y soltando la entrada en la nueva fecha del calendario.

Profesores y padres pueden suscribirse al calendario pulsando en el signo + que aparece abajo en la esquina de la derecha y éste ahora aparecerá dentro de sus cuentas personales bajo el apartado “Otros Calendarios”.

Crear y ver una lista de tareas en Calendarios

Una función desconocida en el Calendario de Google es la posibilidad de crear una lista de tareas.

Dado que muchas de nuestras tareas parten de la recepción de un correo electrónico, Google permite crear la tarea desde Gmail y después visualizarla en el Calendario de Google o crearla directamente desde el mismo Calendario, según te sea más conveniente en ese momento.

Para crear una tarea desde el calendario, primero ves al calendario «Tareas», que aparece debajo de Mis Calendarios, abajo a la izquierda de la interfaz y marca la casilla para visualizar el calendario.

Ahora abre el panel de tareas arriba a la derecha pulsando en el icono azul y pulsa en el signo + para añadir una tarea. Ten en cuenta que desde Gmail podrás añadir una tarea a esta lista abriendo este mismo panel, que aparece en el mismo lugar.

Para ver la tarea en el Calendario de Tareas, has de añadir una fecha en su configuración. Como inconveniente no puedes asignar una hora específica que marque su vencimiento, con lo que aparece siempre al inicio del día.

Una vez has completado la tarea, marca la casilla al lado de la tarea y Google la marcará como completada tachándola en el calendario y en la lista.

Como alternativa puedes crear un evento y añadir una lista de tareas en la descripción, pudiendo así asignarle una hora específica y un tiempo concreto de duración.

Personalmente utilizo la aplicación Trello para gestionar mis tareas, ya que ha sido diseñado específicamente para este objetivo, pero el calendario de Google puede ser una opción suficientemente completa y práctica para muchos profesores.

Reservar una sala o un recurso

Una herramienta de gran ayuda en el Calendario de Google es poder reservar una sala o un recurso educativo al introducir un evento.

Para utilizar esta funcionalidad, el administrador de la cuenta de Google del centro tendrá que habilitarla y crear la lista de las salas disponibles y/o los recursos compartidos.

Al abrir un evento, verás al lado de la pestaña Invitados, la pestaña Salas. En el buscador introduce el nombre de una sala o el nombre de un recurso (p.ej.: un iPad, un proyector o un dispositivo Chromecast para una clase).

Colocando el cursor sobre el nombre de la sala podrás ver la capacidad de la sala, su ubicación y los equipos de audio o de vídeo disponibles y podrás añadir la información que desees al evento.

El Administrador del centro tendrá acceso a un panel de control pudiendo analizar cómo se utilizan el espacio en el centro. Por ejemplo, qué salas y qué equipos se usan con más frecuencia o qué horas son las mejores para llevar a cabo un mantenimiento de estos espacios. Esta información puede reducir costes y mejorar la productividad de las reuniones.

Notificaciones a través del móvil

Como puedes ver el Calendario de Google puede ayudarte en la organización de una gran cantidad de reuniones, clases y tareas que tienes como profesor.

Como la mayoría de estudiantes y profesores acceden a su teléfono a lo largo del día, es interesante descargar las Apps del Calendario de Google en el dispositivo móvil (Android y iOS) y activar las notificaciones para que reciban allí los recordatorios programados sobre la entrega de deberes, del cambio de la fecha de un examen, una excursión o de un día festivo.

Para activar las notificaciones en el dispositivo móvil, entra en Ajustes > Notificaciones > Activa Permitir notificaciones.

Si utilizas el Calendario de Google en tus clases o para organizarte como profesor/a, déjame un comentario debajo para compartir experiencias y aprender unos de otros.