¿Qué tipo de cuenta de Evernote necesito?

Una de las preguntas que recibo con más frecuencia de profesores que se inician en Evernote es el tipo de cuenta que necesitan para trabajar de forma eficiente. La elección acaba dependiendo mayoritariamente del nivel de uso que se dé a la aplicación y si agotas cada mes la capacidad de almacenamiento gratuito que te da evernote. 

A continuación puedes ver los detalles de los tres tipos de cuenta (gratuita, premium y business para centros educativos) y así evaluar las funcionalidades específicas de cada una y el coste que suponen anualmente.

Evernote Business para centros educativos

El 75% de los usuarios de Evernote utilizan la herramienta tanto para temas personales como temas profesionales. Con este dato en mente, Evernote diseñó Evernote Business, que permite a un centro educativo ofrecer a los profesores (y/o estudiantes) una cuenta de grupo de Evernote, pudiendo trabajar de forma más colaborativa y productiva.

El centro educativo es el propietario de la cuenta Evernote Business y asigna a una o más personas como administradores de esta cuenta. El centro es quien realiza el pago colectivo de la cuenta, en vez de que cada profesor y cada estudiante tenga que pagar individualmente su propia cuenta Premium.

Los profesores y los estudiantes que ya disponen de cuenta personal en Evernote, pueden ampliarla a Evernote Business, sin necesidad de crear una nueva cuenta, ni afecte a la privacidad de los datos que ya tienen guardados en ella.

El administrador es el único que dispone de permisos para añadir o eliminar a los profesores a la cuenta de Evernote Business, aunque puede autorizar previamente la incorporación automática de cualquier profesor y estudiante con un email de un dominio concreto (e.j.: como @jccm.es).

Evernote Business está especialmente pensada para el trabajo en equipo y presenta una serie de ventajas específicas con respecto a la cuenta premium y gratuita:

Libretas de Negocios

Cuando abres o te unes a una cuenta Business, las libretas de negocios aparecen en tu cuenta de Evernote.

Las libretas de negocios y las libretas personales aparecen separadas en dos secciones diferentes, aunque visibles en la misma página. Las libretas están organizadas en dos colores diferentes, para que claramente puedas ver lo que pertenece a tu trabajo y lo que es propiamente personal.

En Windows las libretas personales aparecen en color  blanco y las de negocios aparecen en azul clarito. En MAC las libretas personales aparecen en marrón y las de negocios aparecen en gris. Igualmente las libretas de negocios vienen marcadas con el icono de un edificio.

Diferencias con las libretas personales

Las libretas de negocios son diferentes a las libretas personales en tres aspectos:

1. Cada profesor tiene la opción de hacer visibles las libretas de negocios de su cuenta de Evernote para compartir conocimientos y proyectos con otros compañeros y alumnos, pero también puede mantenerlas privadas en su cuenta, sin acceso a ellas por parte de otras personas.

No obstante, todas las libretas de negocios siempre serán accesibles y controlables por el administrador desde la Consola de administración. Incluso en el caso de que el profesor borrara estas libretas, el administrador puede restaurarlas fácilmente desde la consola y es el único que puede borrarlas de forma permanente.

Por el contrario, las libretas personales siguen siendo siempre privadas y completamente controladas únicamente por el usuario de la cuenta. Nadie más puede acceder a ellas sino las comparte.

2. Las libretas de negocios y sus contenidos son propiedad del centro para garantizar la continuidad del trabajo y asegurar que el conocimiento acumulado y el material educativo creado no se pierde con la marcha de un profesor.

En este sentido, sí un profesor deja de trabajar en el centro, el administrador de la cuenta desactivará las libretas de negocios desde la consola de administración y esta sección desaparecerá de la cuenta de Evernote del profesor que se marcha. Los demás profesores del centro podrán seguir accediendo a estas libretas de negocios e incluso el administrador podrá reasignarlas a otro profesor que llegue en su lugar al centro. 

Las libretas personales y sus contenidos son siempre propiedad del usuario de la cuenta. Cuando un profesor deja el centro, lógicamente permanecerán intactas en su cuenta de Evernote para continuar con su uso personal.

3. Un lugar para centralizar todo el conocimiento. El trabajo en grupo y compartir libretas es realmente más sencillo en Evernote Business, que en su versión gratuita y premium, gracias a la incorporación de un espacio común accesible a todos los profesores (y/o estudiantes), en donde cada uno puede publicar sus libretas de negocios haciéndolas visibles a otros. 

Este espacio central permite a cualquier profesor compartir sus libretas y adicionalmente puede mirar los perfiles de sus compañeros de trabajo, incluyendo el contenido que han compartido y su actividad reciente. De esta manera cada profesor puede consultar libremente esta colección de libretas y unirse a ellas para visualizarlas y contribuir con sus conocimientos, sin haber de ser invitado previamente por el propietario de las mismas, como ocurre en la cuenta premium.

Este espacio común funciona como una base del conocimiento colectivo del centro y permite a los profesores de diferentes departamentos explorar el trabajo realizado por los demás y aprovecharse de él.

Su buscador inteligente es además capaz de mostrarte contenidos interesantes creados por otros compañeros, que están directamente relacionados con los temas que has incluido en tus notas y así descubrir información relevante que puede serte útil en ese momento.

En este sentido, imagina que estás preparando una lección sobre el cambio climático y estás introduciendo material multimedia en una nota. Evernote buscará automáticamente en las notas publicadas por otros profesores que estén relacionadas con este tema y te las mostrará para tu inspección, pudiendo aprovechar sus contenidos.

Diferencias entre Cuentas de Evernote

1.  Máximo espacio de carga por mes

Evernote te limita en la cantidad de carga mensual que puedes subir en un periodo de 30 días. En este sentido Evernote Business presenta una ventaja adicional.

Cada usuario tiene 2GB de espacio cada mes, pero Evernote suma el total disponible entre todos los usuarios de la cuenta Business y puede repartirse de forma desigual entre ellos según su intensidad de uso de Evernote. Es decir si en nuestra cuenta de Evernote Business tenemos un grupo de 10 profesores, el total disponible de espacio de carga cada mes será 20GB al mes (2GB x 10), pero permite que un profesor utilice 4GB cada mes y otro utilice 1GB únicamente.

Hay que tener en cuenta que 2GB por mes es una enorme cantidad de espacio que difícilmente se superará por la mayoría de profesores del centro, pero igualmente Evernote permite comprar hasta 25GB adicionales para las cuentas Premium y Business.

2.  Número máximo de libretas y pilas

Las libretas sincronizadas son aquellas que se guardan en los servidores de Evernote y pueden accederse a ellas desde cualquier ordenador, tableta o teléfono móvil. Las libretas locales se guardan únicamente en tu ordenador y no se envían a los servidores de Evernote.

3.  Tamaño máximo por nota

Debido a esta restricción de tamaño por nota debe tenerse en cuenta que no se podrán guardar en Evernote (independientemente del tipo de cuenta que se tenga), archivos que ocupen más de 100MB como, por ejemplo, fotografías y de videos de alta resolución.

4.  Compartir libretas

• Cuenta gratuita: Con la cuenta gratuita de Evernote puedes compartir libretas con otros usuarios de Evernote, pero no puedes darles permisos para que creen y editen las notas y así puedan ellos añadir su propia información y comentarios en tu libreta.
  Igualmente puedes unirte a libretas que otros usuarios de Evernote compartan contigo. Si el propietario de esa libreta es Premium y te da permisos para realizar modificaciones, podrás crear y editar notas en esa libreta.

• Cuenta Premium: En la cuenta Premium puedes compartir libretas y dar permisos de creación y modificación de notas a otros usuarios si lo deseas.

• Evernote Business: En Evernote Business tienes las mismas posibilidades de modificar notas en libretas compartidas pero existe un espacio común de libretas accesible a todos los profesores, en donde cada usuario puede publicar sus libretas y crear una base de conocimiento conjunta en el trabajo.
  De esta manera cada profesor puede consultar libremente esta colección de libretas y unirse a ellas para visualizarlas y contribuir con sus conocimientos.

5.  Verificación de cuenta en dos pasos

Dados los frecuentes ataques de piratas informáticos a las empresas de tecnología Evernote ofrece la verificación en dos pasos. La verificación se usa actualmente para establecer la autenticidad de las identidades. La verificación en dos pasos puede ayudar a mitigar el robo de una contraseña o un ataque de “phishing”.

La mayoría de los usuarios solo tienen una capa de seguridad, su contraseña, para proteger sus cuentas. Con la verificación en dos pasos, se protege la cuenta con algo que se sabe (la contraseña) y algo que se tiene (el teléfono móvil).

Si un hacker consigue franquear la capa de seguridad de la contraseña de tu cuenta de Evernote, todavía necesitará otro paso, el acceso a tu teléfono móvil asociado con la cuenta para entrar. Evernote te enviará en un código numérico al móvil que deberás introducir para verificar que eres tú quien intenta entrar en tu cuenta la primera vez que te conectes a Evernote desde un ordenador nuevo.

6.  Publicidad

En la cuenta gratuita la publicidad que verás en Evernote es exclusiva a productos relacionados con la aplicación. No verás Google Ads, por ejemplo, ni te encontrarás con banners invasivos durante su uso. Evernote no vende tus datos a terceros.

7.  Seguridad

Evernote te garantiza la privacidad de los datos de tu cuenta personal y profesional a los que nadie puede acceder sin tu previa autorización. Puedes consultar su Política de Privacidad en más detalle y las tres Leyes de Evernote. Tus datos son de tu propiedad, tus datos están protegidos y tus datos pueden fácilmente ser trasladados a otra aplicación si deseas dejar el servicio en algún momento.

Si descargaste Evernote hace tiempo pero no sabes cómo sacarle partido en tu trabajo como profesor ni en tu vida personal, apúntate al curso online «Voy a ser un ninja de Evernote«. Igualmente si quieres hacerme llegar tus experiencias y dudas o estás interesado en recibir una sesión de formación presencial en tu centro educativo, puedes comunicarte conmigo en el email comunicacion@totemguard.com