No cuentes el tiempo, haz que el tiempo cuente

En una reciente formación de iPad en educación escuchaba a docentes hablar de la falta de organización y productividad personal que sentían a pesar de usar las nuevas tecnologías, lo cuál no me sorprendía. Al contrario del pensamiento mayoritario, el mayor impacto en la productividad personal nunca proviene de usar una herramienta TIC concreta.

De hecho todos conocemos personas muy organizadas que se apoyan únicamente en una simple libreta y otras que disponen de las últimas aplicaciones y dispositivos y ambos consiguen con éxito el mismo fin. Personalmente me decanto por la tecnología ya que tiendo a perder libretas y papeles con suma facilidad.

La productividad es la inversión estratégica de tu tiempo, energía, inteligencia y recursos para que de forma calculada consigas objetivos significativos. No se trata de estar cada vez más ocupado o conseguir trabajar más horas, sino liberar tiempo para perseguir aquellos sueños y metas que realmente nos motivan y nos hacen progresar.

Si observas y analizas a personas que son capaces de ejecutar una enorme cantidad de tareas a diario, verás que su secreto no reside en aplicar un sistema concreto de gestión del tiempo.  Su éxito siempre se debe a

• Definir de forma reiterada y detallada las metas a alcanzar

• Evaluar a diario las acciones que se están tomando para conseguir esas metas

• Autodisciplina para superar las dificultades en el camino. No hay excusas que valgan

Resulta que para ser productivo, una de las cosas más importantes es tener razones para serlo, es decir que los objetivos que nos son personalmente importantes, estén bien definidos por escrito y podamos evaluar a diario nuestro progreso en ellos. Con lápiz y papel, iPad u ordenador, no hay ningún sistema de gestión del tiempo que no gire alrededor de la creación y el uso de listas.

Para el progreso diario, una simple pregunta interna puede ayudarte a diferenciar, tarea por tarea, si estás siendo productivo o simplemente estás ocupado: ¿Lo qué estoy realizando en estos momentos me acerca a conseguir mis objetivos definidos?

No puedes esperar de forma razonable que la respuesta sea siempre positiva. Necesitas momentos de ocio, de conversación e incluso momentos de aburrimiento. Pero si tu respuesta es afirmativa en más del 50% de ocasiones, significará que estás evitando esas distracciones o interrupciones no programadas, que muchas veces otras personas imponen en ti.

¿Puede la tecnología ayudarte a conseguir tus objetivos más fácilmente?

A priori la tecnología es fantástica para aumentar tu productividad. La nube y el tablet, por ejemplo, pueden aprovecharse para trabajar en cualquier momento y desde cualquier lugar. Pero en mi experiencia como formadora en nuevas tecnologías, muy a menudo, la tecnología no sólo no aumenta la productividad, sino que crea el efecto totalmente opuesto, presentándote con continuas distracciones, malgastando tu tiempo navegando por Internet y consumiendo información innecesaria.

Un sistema efectivo para conseguir maximizar tu productividad personal pasaría por hacer un buen uso de las tecnologías de la información y comunicación. Sin duda gran parte de las distracciones e interrupciones en el trabajo tienen su origen en el teléfono móvil y en el ordenador. Para la mayoría, una mejora en la productividad significa simplemente:

• Dejar de comprobar el correo electrónico, mensajes y redes sociales de forma continuada durante el día

• Desactivar notificaciones de aplicaciones y alarmas en el ordenador y móvil cuando iniciamos una tarea para una total concentración

El razonamiento es lógico. La mente trabaja de forma más eficiente cuando le permitimos poner toda su energía durante un periodo de tiempo continuado en esa única tarea. Un email puede cambiar nuestro humor, cortar el flujo de pensamiento o invadir en las prioridades sin un motivo lógico.

La mejor técnica es asignar un periodo de tiempo razonable cada día, o incluso cada semana (si tu trabajo te lo permite) para atender estas comunicaciones (emails, tuits, mensajes, llamadas telefónicas,..), y únicamente entonces responder a temas importantes y organizar nuevos proyectos que surgen como consecuencia. A partir de aquí, la autodisciplina es clave para este cambio de hábito tan liberador para la mente. Controla la tecnología para que la tecnología no te controle a ti.

En la Revista CyL Digital hablaba sobre la productividad y hacía referencia a la herramienta de Evernote como una opción para organizar tareas y crear listas, usarlas y revisarlas religiosamente a diario. Puedes descargar el artículo completo debajo. Pero recuerda que Evernote puede mejorar tu organización, capturando y centralizando tu información en un único lugar, pero no podrá hacer el trabajo por ti.